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知識產權貫標試運行常見問題
1、怎么開始試運行?試運行期間企業要做什么啊?
答:體系文件經過管理層的審批再發布實施,體系文件生效后,知識產權管理體系就進入試運行階段了。在試運行期間,各部門主要是按照發布的手冊、程序文件的規定執行,當有相應的活動發生時,填寫記錄表單并歸檔保存。例如,在試運行期間,研發部有新立項,就需要按照文件的規定對該項目涉及的知識產權信息進行分析,并填寫在立項報告中,形成記錄。
2、之前沒有填寫過這些記錄文件,不會填寫?
答:在輔導貫標期間,有很多企業提到之前沒有填寫過類似的記錄表單,不懂得如何填寫。其實,在體系發布運行前,輔導機構通常會召集企業各部門人員進行宣貫,宣貫的目的是指導企業如何運行整套體系文件以及填寫記錄。所以,企業員工應當積*參與培訓,認真聽課,遇到不理解的需要及時提出。如果運行期間存在疑惑,應當及時聯系輔導機構,進行溝通和咨詢,使體系進行有效運行。
3、管理體系文件中涉及的活動(例如企業重組)我們沒有發生,需要填寫記錄嗎?會不會影響審核的?
答:在試運行期間,我們經常會收到企業反饋,有些活動我們都沒有發生,需不需要填寫,沒有這部分的活動會影響審核嗎?在前文中我們就提到,試運行的目的是為了檢驗體系運行過程的有效性和適宜性,查看企業是否全面落實手冊、程序文件和記錄文件的要求和規定。假如企業在試運行期間,有些活動沒有發生,沒有相應的記錄,在審核原則上應判定為運行不充分延長運行,但是現行標準的部分條款(投融資、企業重組、標準化、聯盟及相關組織)可視企業實際情況改為觀察,在試運行期間沒有發生該部分條款的活動,外審老師也不會因此而判定企業運行不充分。
4、試運行期間發現體系文件與實際不符合,能修改嗎?
答:如前所述,試運行目的是為了檢驗體系運行過程的有效性和適宜性。當理想與現實發生沖突時,應當根據實際情況,適當地修改體系文件,使之既符合企業的實際需求,又能滿足國標的要求。在修改體系文件的時候,要按照文控程序執行,并注意保留相關記錄。
5、試運行結束后,接下來就是外審認證嗎?
試運行結束后,企業需要進行一次內部審核,審核目的是分析企業知識產權管理體系的執行和運行情況,并且核查企業貫徹實施的效果,找出薄弱環節,分析原因并糾正,從而提高企業知識產權管理水平。內審結束后,還需要進行一次管理評審,把內審的結果,體系運行情況上報管理層,讓管理層判定整個體系是否充分、有效運行,是否適合公司發展,是否需要進行調整或者配備其他資源。通過企業內部審核與管理評審后,企業基本可以準備申請認證。
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